Forretningsorden

Forretningsorden for bestyrelsen i Grundejerforeningen Sandlodsvej

§ 1 Afholdelse af bestyrelsesmøder

1.1 Umiddelbart efter den ordinære generalforsamling ‑ eller efter en ekstraordinær gene­ral­forsamling, hvor der er sket ændringer i bestyrelsens sammensætning ‑ afholder be­styrelsen et konstituerende bestyrelsesmøde for så vidt angår konstituering ud over Formand og Kasserer, som begge vælges direkte af generalforsamlingen.

1.2 Bestyrelsen planlægger at afholde 4 møder pr. år, eller efter behov, når ét medlem af bestyrelsen be­gærer det, til behandling af et bestemt angivet emne. Begæring herom fremsættes skrift­ligt til formanden med en redegørelse for baggrunden for emnet.

1.3 Så vidt muligt berammes alle møderne på bestyrelsens første møde efter den ordinære generalforsamling samt første møde efter næste ordinære generalforsamling.

§ 2 Indkaldelse af bestyrelsesmøder

2.1 Møderne indkaldes skriftligt af formanden med mindst 8 dages varsel. Varslet kan dog nedsættes, såfremt særlige forhold gør det nødvendigt.

2.2 Med indkaldelsen skal fremsendes dagsordenen for mødet samt et eksemplar af det til brug for behandlingen af de enkelte emner nødvendige, skriftlige materiale.

2.3 Med indkaldelsen skal endvidere i videst muligt omfang gives medlemmerne oplysning om baggrunde for de til behandling foreliggende emner.

§ 3 Bestyrelsesmødernes ledelse og beslutningsdygtighed 

3.1 Møderne ledes af formanden. Møderne afholdes så vidt muligt på Sandlodsvej, eller et andet af formanden angivet sted i Kalundborg Kommune.

Bestyrelsesmøderne kan efter bestyrelsens nærmere beslutning, afholdes helt eller delvist elektronisk.

3.2 Når indkaldelse har fundet sted i overensstemmelse med forskrifterne i § 2, er be­styrelsen beslutningsdygtig, når 4/5 af medlemmerne deltager.

3.3 Bestyrelsesmedlemmerne ‑ og andre tilstedeværende ‑ har pligt til straks at underrette be­styrelsen om ethvert spørgsmål, som kan give mulighed for inhabilitet.

3.4 Dagsordenen bør indeholde følgende punkter:

1. Meddelelser fra formanden

2. Meddelelser fra Grundbesigtigelsesudvalget

3. Bestyrelsesprotokol.

4. Opfølgning på udeståender fra sidste bestyrelsesmøde.

5. Økonomi og -beredskab

6. Beslutningspunkter.

7. Orienteringspunkter.

8. Eventuelt

3.6 Bestyrelsen tilstræber at træffe beslutninger I enighed og ellers træffer bestyrelsen sine beslutninger ved stemmeflerhed. Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende.

§ 4 Forhandlingsprotokol 

4.1 Formanden drager omsorg for, at der føres en forhandlingsprotokol over bestyrelsens forhandlinger og beslutninger.

4.2 Af protokollen skal fremgå

• hvem der har ledet mødet,
• hvem der har deltaget i mødet, og
• dagsordenen samt forhandlinger, beslutninger og orienteringspunkter for hvert enkelt punkt i henhold hertil.
• Et bestyrelsesmedlem, der ikke er enig i en truffet beslutning, har ret til at få sin mening ført til protokollen

4.3 Et eksemplar af referatet udsendes til samtlige bestyrelsesmedlemmer snarest muligt ‑ og senest 14 dage efter mødets afholdelse. Et sammendrag heraf udsendes til foreningens medlemmer.

4.4 Samtlige tilstedeværende medlemmer skal underskrive protokollatet ved næstkommende bestyrelsesmøde og dermed bekræfte deres godkendelse heraf.

4.5 Medlemmer, der ikke har deltaget i et refereret møde, skal i protokollen anføre, at de har gjort sig bekendt med indholdet.

4.6 Referatet indsættes i bestyrelsens protokol.

§ 5 Forenings ledelse:

5.1 Bestyrelsen forestår ledelsen af foreningens anliggender.

5.2 Bestyrelsen påser, at foreningens kapitalberedskab til enhver tid er forsvarligt i forhold til driften. 


5.4 Bestyrelsen påser, at bogføring, formueforvaltning og forretningsgange herunder rapportering til myndigheder er tilfredsstillende og kontrolleres på en efter foreningens forhold tilfredsstillende måde.

5.5 Bestyrelsen påser, at registersikkerhedsforanstaltninger er tilfredsstillende og kontrolleres på en efter foreningens forhold tilfredsstillende måde.

§ 6 Årsregnskab

6.1 Udkast til årsregnskab udarbejdes af Kassereren så betids, at udkastet kan sendes til foreningens revisor inden 15 marts (Jf. Foreningens vedtægter §11.6)

6.2 Dette årsregnskab behandles herefter af bestyrelsen på et bestyrelsesmøde, hvorunder bestyrelsen påser, at regnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med vedtægterne. På samme møde behandles det af Kassereren udarbejdede forslag til budget for året. Budgettet indeholder forslag til kontingent og bidragssats

6.3 Bestyrelsen udarbejder under dette møde hovedpunkterne til formandsberetningen og træffer beslutning om be­styrelsens indstilling til generalforsamlingen om godkendelse af det foreliggende årsregnskab og budget herunder kontingent og bidragssats for året samt andre punkter som bestyrelsen beslutter. (Herunder dato for afholdelse af ordinær generalforsamling i det følgende år)

§ 7 Revisors deltagelse i bestyrelsesmøderne 

7.1 Ethvert bestyrelsesmedlem kan forlange, at foreningens revisor deltager i det bestyrel­ses­møde, på hvilket årsregnskabet behandles, med henblik på at revisorer blandt andet kan udtale sig om, hvorvidt årsregnskabet og årsberetningen efter revisors opfattelse indeholder de nødvendige oplysninger til bedømmelse af foreningens økonomiske forhold.

§8 Tavshedspligt

8.1 Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt med hensyn til alt, hvad de erfarer i deres egen­skab af medlem af bestyrelsen, medmindre der er tale om forhold, der er be­stemt til eller ifølge lovgivningen underlagt ubegrænset offentlighed. Tavshedspligten er også gældende efter, at et bestyrelsesmedlem er fratrådt.

8.2 Såfremt et medlem fratræder, skal vedkommende straks tilbagelevere alt fortroligt materiale, vedkommende måtte være i besiddelse af samt eventuelle genparter heraf til bestyrelsesformanden.

§9 Habilitet

9.1 Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandling af spørgsmål om aftale mellem foreningen og ham selv eller om søgsmål mod ham selv. Det samme gælder spørgsmål om aftale mellem foreningen og tredjemand eller søgsmål mod tredjemand, hvis den pågældende har en interesse, der strider mod foreningens interesse.

§10 Varighed

10.1 Nærværende forretningsorden kan ændres ved simpel majoritet i bestyrelsen.

Således vedtaget på bestyrelsesmøde, den 11-3-2023